Dos 31 ministérios da União, apenas 4 admitem arquivar emails institucionais

Dos 31 ministérios do governo federal, apenas 4 admitem guardar cópias dos emails institucionais por determinado período de tempo antes de descartar o conteúdo das conversas. “Só quando é importante”, responderam outras 6 pastas. Outras 3 insinuaram controlar o tráfego das mensagens, sem estipular os critérios. Sobram 18 ministérios, que entendem ser responsabilidade dos funcionários a guarda, ou não, das conversas que trocam por emails do tipo beltrano@ministerio.gov.br

Esses são os números obtidos pelo Livre.jor após pedidos de informação aos ministérios do governo federal feitos em julho deste ano. O quadro caótico reflete o alerta feito pela Controladoria Geral da União, sobre a ausência de norma regulamentando a matéria no Brasil – diferente do que acontece nos Estados Unidos da América, por exemplo, onde tratar de assuntos governamentais por email pessoal quase tirou Hillary Clinton da corrida presidencial.

Documentos digitais
De pouco adianta, portanto, a CGU reconhecer o direito de os cidadãos requisitarem, via Lei de Acesso à Informação, o teor dessas mensagens. Apesar de a maioria usar o sistema Expresso, gerido pelo Serpro (Serviço Federal de Processamento de Dados), para os emails institucionais, nem todos associam isso ao cumprimento do decreto 8.135/2013, que obriga o uso de serviços de tecnologia de informação fornecidos por entes da administração pública federal.

E, quando o assunto é a resolução 39/2014, do Conselho Nacional de Arquivos, que sugere critérios para a gestão de documentos digitais, a resposta padrão é dizer que o ministério está migrando para algum sistema informatizado. Parece haver orientação do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão (MPOG) para que as pastas adotem o SEI (Sistema Eletrônico de Informação), desenvolvido pelo Tribunal Federal da 4ª Região – pois Cidades, Desenvolvimento Social, Justiça, Portos e Transporte declararam estar neste caminho, a exemplo do MPOG.

Conduta, backups e retenção
Fora a CGU e o Banco Central – que não hesitaram em confirmar o procedimento de reter cópia dos emails institucionais, por 2 e 10 anos, respectivamente – nenhuma resposta aos outros pedidos de informação demonstra a combinação de uma política oficial para a comunicação eletrônica, backups frequentes dos dados e retenção por tempo determinado de todas as mensagens.

Por exemplo, os ministérios da Integração Nacional e Desenvolvimento Social retêm tudo que passa pelo servidor por três meses, mas declararam não ter uma regra formalizada para esse procedimento. O backup, portanto, é apenas uma “rotina técnica” da área da Tecnologia de Informação. A confusão é tanta que os ministérios citaram 30 documentos diferentes, para explicar como lidam com seus emails e documentos digitais.

Meio cheio, meio vazio
Tomemos o exemplo da Ciência e Tecnologia, cuja Política de Segurança da Informação tem um interessante artigo, cuja redação estende aos emails e documentos eletrônicos os preceitos defendidos pelo Conarq: “Art. 38. As mensagens de correio eletrônico de caráter institucional deverão ser reconhecidas como documento de arquivo, dotadas das qualidades inerentes a este, quais sejam: organicidade, unicidade, confiabilidade, autenticidade e acessibilidade, pois aquelas, também, refletem as ações e as competências e ervem de apoio às funções e às atividades do Ministério, logo deverão estar sob o alcance desta Política”.

Esse entendimento avançado da questão, todavia, entra em choque com a resposta da Ciência e Tecnologia sobre  a guarda das mensagens. O órgão afirma que cabe “ao proprietário da caixa sua classificação e armazenamento”. Nos EUA, não há essa distinção, pois entende-se que cartas e emails, enviados e recebidos, devem estar à disposição do controle social – de congressistas, pesquisadores acadêmicos e jornalistas.

“Prova dos nove”
Diante da profusão de procedimentos diferentes relatados pelos ministérios – que são apenas 10% dos 303 órgãos federais sujeitos às regras da Lei de Acesso à Informação – optamos por uma “prova dos nove”. Novamente tomando os ministérios como amostragem, Livre.jor requisitou cópia dos emails das autoridades. Sem espaço para tergiversação. Até porque na prática, a teoria pode ser outra. Façam suas apostas.

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